XML Anticorruzione: al via i controlli per l’anno 2017

Si rende noto che a partire da febbraio 2017 saranno effettuati i tentativi di accesso automatizzato alle URL comunicate dalle Amministrazioni per l’acquisizione dei file XML pubblicati.anac_anticorruzione-e1461571338666-300x109

 


Restano invariate per l’anno 2017 le modalità operative per l’assolvimento degli obblighi di pubblicazione e trasmissione dei dati in formato aperto riguardanti il 2016, ai sensi dell’art. 1 comma 32 Legge 190/2012 come indicato nella Deliberazione ANAC n. 39 del 2 gennaio 2016. Rimangono quindi valide sia le specifiche tecniche per la comunicazione via PEC dell’avvenuta pubblicazione dei dati entro il 31 gennaio 2017 sia quelle di pubblicazione dei dati (formato XSD).

 

A riguardo, si consiglia di verificare che tutti i file pubblicati siano accessibili e rispettino le specifiche tecniche definite dall’Autorità. Il dettaglio dell’esito dell’ultimo tentativo di accesso automatizzato alle URL è consultabile attraverso il link presente nel campo ‘Identificativo messaggio PEC’ oppure ‘Esito accesso’ della tabella disponibile al seguente link https://dati.anticorruzione.it/#/l190.

 

Ricordiamo che le Stazioni Appaltanti (SA) per adempiere all’obbligo di pubblicazione dei dati in formato aperto, ai sensi dell’art. 1 comma 32 Legge 190/2012 conforme alle disposizioni di cui alla Deliberazione n. 39 del 2 gennaio 2016, devono:

 

 

 

  • Pubblicare sul proprio sito web istituzionale le informazioni di cui all’articolo 4 della Deliberazione n.39 del 2 gennaio 2016 secondo la struttura e le modalità definite dall’Autorità (vedi specifiche tecniche aggiornate per la pubblicazione dei dati in file XML).

 

Ricordiamo che relativamente all’anno 2016, molti Comuni del Nord, del Centro e del Sud Italia non sono in regola con gli adempimenti, ed hanno avuto ESITO FALLITO dall’esame del file XML.

 

Un supporto gratuito e sicuramente utile per ottenere le informazioni utili a comprendere i motivi dello scarto automatico della validazione del file è fornito in rete dalla società Datanet srl di Tremestieri Etneo (CT). Contattando la società, all’indirizzo info@datanetsrl.eu , può essere richiesto un check up gratuito sulla posizione del proprio ente.

 

Mia intervista su progetto aree sismiche su Lentepubblica.it

Il Terremoto di un mese fa che il 24 agosto 2016 alle 3:36:32, con epicentro situato lungo la Valle del Tronto tra i comuni di Accumoli, Amatrice (Provincia di Rieti) e Arquata del Tronto (Provincia di Ascoli Piceno), ha devastato il territorio e mietuto centinaia di vittime, impone una seria riflessione.

Il fatto che verranno riconosciute nuove risorse ai Comuni che, a seguito di sentenze esecutive di risarcimento conseguenti a calamità naturali o cedimenti strutturali, sono stati obbligati a sostenere spese di ammontare complessivo superiore al 50 per cento della spesa corrente sostenuta come risultante dalla media degli ultimi tre rendiconti approvati, è un segnale positivo. Le amministrazioni locali, però, non sono ancora abbastanza tutelate in queste situazioni. Cosa sarebbe necessario fare in merito? Ancora meglio: le amministrazioni locali come possono prevenire (o quantomeno ammortizzare) l’impatto devastante di questi fenomeni? Abbiamo raccolto il parere, sulla scottante questione, di Giuseppe Orefice, CEO dell’azienda Golem Ict, appartentenete al gruppo Golemsoftware, con sede a Valmontone, in provincia di Roma.

 

Andiamo subito al dunque, come nasce questa importante iniziativa?
Da una amara riflessione che purtroppo capita di sovente quando ci troviamo dinnanzi a catastrofi naturali dove, diciamo, l’uomo, l’attività antropica si direbbe, ci mette molto del suo. E molto ancora hanno fatto riflettere le parole di Papa Francesco e soprattutto del vescovo di Rieti Domenico Pompili che durante l’omelia ha espresso con forza che non è il sisma a fare le vittime ma le “opere dell’uomo”.

 

In che senso…
Noi produciamo ed ingegnerizziamo tutta una serie di prodotti e servizi dedicati alle pubbliche amministrazioni locali che servono a prevenire e controllare da un lato i rischi naturali dall’altro le attività non consone dell’agire umano, giusto per fare alcuni esempi: controllo satellitare dell’alveo dei fiumi, delle frane, della deforestazione, ed ancora sistemi per il controllo dell’abusivismo edilizio, delle discariche o cave abusive, eccetera eccetera. Tutti prodotti sui quali investiamo tantissime risorse umane ed economiche ma che in sostanza alla fine rappresentano più un fiore all’occhiello nei nostri listini che altro.

 

Nel senso che sono servizi poco venduti vuole dire?
Pochissimo o per nulla.

 

Questo perché accade?
Veda più che per ignavia o sottovalutazione, credo per mancanza di fondi. I comuni in particolare se la passano davvero male ultimamente. Però c’è una lettura sbagliata, perché in realtà sono investimenti che permettono di abbattere costi sociali e servono davvero a prevenire “tragedie annunciate”, e poi infondo permettono anche di agganciarsi, usando le tecnologie implementate, anche a servizi più tradizionali per rendere migliore la vita dei cittadini in termini di e-government e di trasparenza. Insomma è un processo ricorsivo: si migliora su più aspetti, anche su quelli finanziari.

 

Andiamo a questa iniziativa sul terremoto?
Veda come dicevo nasce dalla amara riflessione su quanto può fare la tecnologia in questi casi. Allora abbiamo deciso, dopo aver visto le immagini terribili che arrivavano dal centro Italia, di togliere un po’ di alibi da un lato e di dare un contributo vero dall’altro. Mi spiego meglio. Con il nostro partner storico su queste tematiche Geoslab, e colgo l’occasione per ringraziare pubblicamente Raffaele D’Ambrosio (Dg Geoslab ndr) per la sensibilità dimostrata, abbiamo innanzitutto deciso di non guadagnarci: daremo sostanzialmente i nostri prodotti e servizi a prezzo di costo in tutte le aree sismiche del Paese. Poi cercheremo di sollecitare i nostri clienti, ma non solo, sulle tematiche della prevenzione e su quanti e quali siano i benefici reali nel medio periodo.

 

Bella iniziativa e cosa metterete a disposizione degli Enti?
Tutto il nostro know-how. In particolare l’ausilio sulla redazione ed ingegnerizzazione dei Piani di emergenza comunale della Protezione civile; ma poi come si è visto anche dove questi piani c’erano nessuno li conosceva.

 

E quindi, come si fa?
Anche qui con la tecnologia; realizzeremo, sempre e solo facendoci remunerare le spese vive, dei portali georeferenziati e delle app che permettano non solo la divulgazione dei Piani comunali ma anche delle guide interattive e della formazione ad hoc da attuare nel momento in cui, speriamo mai, l’emergenza si concettizza. In qualche realtà queste cose sono state fatte e funzionano molto bene. Anzi le dirò hanno fatto scuola in Europa. Il problema è che si contano sulle dita di una mano.

Golem Ict: Speciale Protezione civile. Servizi a costo ridotto per tutte le zone a rischio sismico.

Dinnanzi alla sciagura del terremoto che ha colpito la nostra Italia centrale, come purtroppo sovente accade in questi casi, ci siamo chiesti, anche al interno delle nostre aziende, quale può essere un contributo fattivo oltre alla mera solidarietà ed al contributo economico per affrontare l’emergenza immediata.

E molto hanno fatto riflettere le parole di Papa Francesco e soprattutto del vescovo di Rieti Domenico Pompili che durante l’omelia ha espresso con forza che non è il sisma a fare le vittime ma le “opere dell’uomo”.

E’ chiaro dunque che nel nostro, se pur bellissimo Paese, serve un nuovo modo di costruire e ristrutturare le abitazioni pubbliche e private, ma soprattutto serve mettere in atto e rendere efficaci ed efficienti tutti gli strumenti di prevenzione e gestione delle emergenze che pur ci sono ma sovente non vengono attuati ovvero messi a regime per ignavia ma anche sovente per mancanza di fondi e formazione adeguata.

Golem Ict, assieme al suo storico partner sui servizi territoriali GeosLab, ha deciso di provare a dare un fattivo contributo in tal senso. Le nostre aziende da anni si occupano di aiutare e formare gli Enti locali nella redazione e nella messa in funzione dei Piani di emergenza comunale della Protezione civile, e da qualche anno è stato sviluppato un portale per i comuni dedicato a tale programma, un vero è prorio (Sit)  Sistema Informativo territoriale per la gestione degli eventi di Pronto Intervento nell’ambito del programma di Emergenza di Protezione Civile.

Golem e GeosLab hanno deciso che  su questi due fondamentali servizi in materia di prevenzione, come su tutti gli altri prodotti e servizi relativi al controllo idrogeologico del territorio, di applicare una scontistica sui propri listini ( rinunciando sostanzialmente al margine di profitto) del 50%  per tutti i comuni e territori a forte rischio sismico del Paese.

Sappiamo che questo è solo un piccolo contributo nella messa in sicurezza del nostro territorio, ma siamo altresì convinti che se tutti facciamo la nostra parte questa sfida si può vincere.

Dott. Giuseppe Orefice
Ceo Golem Ict

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Piano di Emergenza Comunale – Portale Protezione civile.

Golem Ict in collaborazione Geoslab srl, azienda leader nei servizi cartografici e georeferenziati,  ha realizzato un Sistema Informativo per la gestione degli eventi di Pronto Intervento nell’ambito del programma di Emergenza di Protezione Civile. La piattaforma è uno strumento avanzato di pianificazione territoriale incentrato sul caricamento automatico e dinamico di tutte le «informazioni» utili per una corretta gestione e diffusione delle informazioni riguardanti il Piano di Emergenza Comunale.
Il sistema è stato concepito traendo spunto dai Piani di Emergenza di Protezione Civile (Comunali e Provinciali) e, ad oggi, permette l’interazione tra informazioni sulle risorse disponibili, sugli eventi in corso e sulle caratteristiche del territorio.
Per la componente comunicazione e divulgazione la piattaforma è fruibile in modalità WEB: i dati dei piani di emergenza saranno accessibili da tutti i cittadini, mentre le sezioni di pianificazione e di gestione delle emergenze saranno riservate ai relativi utenti designati dal comune. Il sistema è in grado di gestire l’ anagrafica (risorse umane, mezzi e attrezzature, aree di emergenza, strutture ed infrastrutture strategiche), i piani di emergenza, la gestione degli eventi, gli scenari di intervento.

Inoltre Golem si propone un servizio ad alto valore aggiunto in ausilio agli Enti che debbano provvedere alla redazione del Piano di Emergenza Comunale.

La legge n. 100 del 12 luglio 2012 prevede che entro 90 giorni dall’entrata in vigore del provvedimento i Comuni approvino il piano di emergenza comunale, redatto secondo i criteri e le modalità riportate nelle indicazioni operative del Dipartimento della Protezione Civile e delle Giunte regionali.

Un piano di emergenza non è altro che il progetto di tutte le attività coordinate e di tutte le procedure che dovranno essere adottate per fronteggiare un evento calamitoso atteso in un determinato territorio.

Il piano d’emergenza recepisce il programma di previsione e prevenzione, ed è lo strumento che consente alle autorità di predisporre e coordinare gli interventi di soccorso a tutela della popolazione e dei beni in un’area a rischio. Ha l’obiettivo di garantire con ogni mezzo il mantenimento del livello di vita” civile” messo in crisi da una situazione che comporta gravi disagi fisici e psicologici.

Il Piano di Emergenza è il supporto operativo al quale il Sindaco si riferisce per gestire l’emergenza col massimo livello di efficacia.

Posto che solo attraverso una precisa distribuzione di sforzi volti a conoscere le vulnerabilità territoriali ed antropiche,e ad organizzare una catena operativa finalizzata al superamento dell’evento, il Sindaco disporrà quindi di un valido riferimento che determinerà un percorso organizzato in grado di sopperire alla confusione conseguente ad ogni evento calamitoso.

La prevenzione e la tecnologia al servizio delle comunità.

Golem Ict e Comune di Aprilia presentato il nuovo Sue Online: Best Practice per efficienza, efficacia e trasparenza.

Giovedì 30 giugno 2016, presso la sala consiliare del Comune di Aprilia, è stata presentata la nuova piattaforma per la gestione dello Sportello Unico dell’edilizia. Iniziativa che si inserisce nell’ambito delle azioni innovative intraprese dall’Amministrazione del comune pontino, azioni volte al miglioramento dei servizi al cittadino nonché all’ottimizzazione della gestione interna dei complessi procedimenti che le norme in materia oramai impongono. La presentazione è avvenuta davanti una platea di operatori e tecnici del settore, Ingegneri, Architetti, Geometri, che hanno potuto interagire con il relatore riguardo alle problematiche connesse.

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La nuova piattaforma si propone come strumento importantissimo per la corretta, celere e trasparente azione amministrativa che vede interessati e coinvolti tecnici liberi professionisti e tecnici dipendenti comunali, per i processi di condivisione amministrativi che si instaurano a seguito della presentazione di tutte le istanze in materia di edilizia. Sono state illustrate, durante il pomeriggio, le diverse modalità di registrazione sul portale da parte di tecnici o di semplici cittadini, ciascuno per le competenze proprie. Si potranno così seguire, comodamente da casa, ufficio o altro luogo, ogni sviluppo delle proprie istanze in materia di edilizia, quindi conoscere, per esempio il nominativo del responsabile del procedimento, lo stato di avanzamento della pratica edilizia, la correttezza della documentazione allegata, ecc. In dettaglio sono stati illustrati i punti salienti per il semplice e corretto utilizzo dello strumento messo a disposizione.

 

Per comprendere a pieno l’iniziativa – è scritto in una nota – si evidenzia che esso non è un progetto isolato o confinato, ma si inserisce in un progetto più complessivo ed integrato, con valenza di forte condivisione delle risorse in essere di ogni settore dell’ente, che tende ad eliminare le ridondanze inutili, perseguendo sinergie importanti che altrimenti sarebbero impossibili da attuare se non a discapito di ingenti risorse finanziarie. Il Sindaco Antonio Terra ha ribadito come che queste innovazioni sono volte al perseguimento di obiettivi in cui si uniscono, a minori costi, il miglioramento dei servizi.

 

La scelta di adottare il SUE Online della Golem Ict è stata fortemente voluta dal personale tecnico e dall’Amministrazione del Comune, ed ha visto grande impegno e profusione da parte dei tecnici comunali nell’ottimizzazione del lato back-office all’interno degli uffici del comune pontino, cosi come sottolineato dal geometra Mirko Petricca che durante la presentazione ha simulato anche il lavoro parallelo, ed in tempo reale, che avviene dentro gli uffici comunali appena caricata una nuova pratica all’interno del SUE Online.

 

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Grande soddisfazione espressa anche nell’intervento del vice-sindaco con deleghe urbanistica e assetto del territorio, Franco Gabriele ha specificato che questo rappresenta solo il primo tassello del processo innovativo del settore, e che a breve il comune di Aprilia adotterà anche un sistema SIT (sistema informativo territoriale) di ultimissima generazione che consentirà anche l’interazione con i cittadini in termini di e-governament ed e.democracy.

 

Lo stesso Gabriele ha sottolineato come lo strumento informatico adottato sia fondamentale non solo in termini di efficienza (riduzione delle tempistiche e dei costi) ma anche in termini di efficacia, difatti il sistema che accentra e collega la documentazione amministrativa ai procedimenti amministrativi stessi, premette all’utente non solo di presentare l’istanza con tutti i documenti allegati, con un processo guidato all’inserimento della pratica, ma anche di interagire in tempo reale con il Comune ed integrare, modificare e controllare tutte le fasi dell’iter amministrativo in atto; tutto ciò quindi rappresenta anche una valenza rilevante in termini di trasparenza e controllo come prescritto dalle ultimissime norme in materia e come da ferma volontà dell’Amministrazione Comunale.

 

Inoltre, c’è da aggiungere, che il professionista interagisce con i parametri imposti dal back-office per ogni tipologia di procedimento, tanto da rendere minima la possibilità di errore. Molti comuni infatti accettano le pratiche via PEC dove ogni professionista non ha il beneficio del controllo della completezza dei documenti e dall’altra parte l’ufficio tecnico non si ritrova come invece avverrà nel Comune di Aprilia, la pratica già compilata nella parte del gestionale di back-office. Riducendo di molto i tempi del procedimento in quanto si elimina una parte di caricamento dati da parte degli uffici. Ma ci sono anche altri aspetti, che anche se non sono direttamente agevolanti per l’utente, sono necessari per la sicurezza dei dati e la conformità alle norme della conservazione sostitutiva. Infatti il sistema garantisce un flusso di gestione documentale che arriva alla sua conservazione, passando da un pannello di controllo a cura del responsabile della conservazione, che si conclude con il deposito dei documenti firmati digitalmente e con inserimento dell’impronta temporale dal conservatore certificato.

 

Ma il tutto non si ferma qui, infatti i rumor nel comune parlano già di due obiettivi importanti che l’amministrazione comunale, la dirigente e il suo staff si sono dati per chiudere il cerchio entro l’anno: Il SIT, come già dichiarato da Sindaco e vice e il PagoPa, ossia l’integrazione con il sistema dei Pagamenti per la Pubblica Amministrazione. Un esempio di visione strategica, di innovazione e di servizio al cittadino.

Un’altra innovazione è possibile. Per un asse Roma Milano. (Articolo di Aldo Bonomi sul Sole),

Nella Capitale se si scava sotto la coltre della crisi politica, si capisce come a contatto con una metropoli la cui globalità non sta nelle reti del capitale ma nella densità del patrimonio e nel potere istituzionale, in questi anni sono nate reti, laboratori di economia e lavoro condiviso, tentativi di costruire economie di quartiere sui beni comuni, che hanno ingaggiato un corpo a corpo con i processi di disgregazione sociale.

Quil’innovazione sociale ha più forti i geni dell’auto-produzione di beni, servizi e dello spazio urbano. Dal Fablab della Garbatella all’esperienza delle reti metropolitane dei coworking alla Millepiani alla” rete della rete” come CoRete, c’è un pezzo di Quinto Stato dell’economia cognitiva che si pone l’obiettivo ambizioso di rigenerare il tessuto sociale della città: un civismo urbano che, potenzialmente, potrebbe unire Roma a Milano.

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Nuova OnLine Pa

IL MODULO WEB GOLEM \DATANET è stato progettato per consentire l’inserimento e la relativa gestione degli atti da pubblicare con link ben visibile nella home page del sito web istituzionale, nell’ambito dei dati della sezione “Amministrazione Trasparente” in modo da essere resi di facile consultazione, accessibili ai motori di ricerca ed in formato digitale standard aperto.
Uno strumento di gestione per adempiere agli obblighi dell’amministrazione aperta, della L. 190/2012 e per gli Enti siciliani alla LR Sicilia 22/08. L’inserimento dei contenuti e la loro gestione avviene tramite un qualsiasi browser di navigazione, senza nessuna installazione di software sui PC e sui dispositivi Client degli operatori ed è integrabile su tutti i siti web indipendentemente dai sistemi di gestione (CMS) utilizzato dall’ente per il gestire il proprio sito istituzionale.

ANPR SMART.

RAPIDO, SEMPLICE E VELOCE …veramente SMART! 

Il subentro dell’ANPR alle Anagrafi Comunali è costituito da una serie di verifiche della banca dati anagrafica del Comune, proprio in funzione del riversamento dei dati in ANPR; a questo proposito, la Circolare 5/2015 del Ministero dell’Interno ha dato indicazioni sulle modalità per effettuare la bonifica dei dati utilizzando nuove funzionalità messe a disposizione con il portale INA SAIA. Prima di effettuare il subentro, è necessario procedere alla bonifica dei dati presenti nella propria anagrafe; in particolare, occorre:

  1. identificare anomalie, disallineamenti e irregolarità nella propria banca dati anagrafica;
  2. verificare il grado di allineamento della banca dati anagrafica con l’INA ed l’Agenzia delle Entrate;
  3. effettuare controlli incrociati utilizzando gli scarichi consentiti dai due sistemi remoti;
  4. verificare e regolarizzare la toponomastica e la numerazione civica, esterna e interna.

 

Genazzano una mail per il Ninfeo Bramantesco: bellezza e cultura per la rinascita dei territori.

ninfeo_1L’Amministrazione Comunale, in collaborazione con le realtà associative genazzanesi, sta promuovendo una mobilitazione straordinaria per segnalare il Ninfeo Bramantesco di Genazzano all’iniziativa: Bellezza@governo.it .

L’Amministrazione, guidata dal sindaco Fabio Ascenzi, invita tutti i cittadini, gli amanti dell’arte e della cultura,  i visitatori  del caratteristico borgo in provincia di Roma ad inviare entro il 31 maggio all’indirizzo bellezza@governo.it una mail con oggetto “Ristrutturazione e recupero Ninfeo Bramantesco Genazzano (Lazio -prov. Roma)”.

Questa occasione sarà anche una ulteriore possibilità per richiamare nuovamente l’attenzione delle istituzioni superiori sulla necessità di interventi di ristrutturazione e valorizzazione  dello splendido  Ninfeo,e  sui progetti già presentati in questi anni e per aprire un percorso di partecipazione pubblica insieme con esperti, tecnici e cittadini sulle diverse ipotesi progettuali che lo hanno visto protagonista.

 

Il Ninfeo.

Sorge su quello che era il “Giardino Vecchio” del castello, e fino al XX secolo si riteneva fosse di origine romanica o dell’Alto Medioevo.

La datazione è incerta e non documentata: forse fu costruito tra il 1501-1503 sotto il papato di Alessandro VI Borgia il quale lo abbellì e fortificò; o più probabilmente fu eseguito su commissione del cardinale Pompeo Colonna al Bramante tra il 1507-1511. Quest’ ipotesi non è comunque avvalorabile con certezza; infatti non esistono documenti ma solo affinità stilistiche tipiche come le tre grandi serliane e i conchiglioni a decorazione degli absidi che fanno pensare all’impronta bramantesca.

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La scelta dell’ordine tuscanico nel Ninfeo e anche nel Castello Colonna è stata operata in piena coscienza, in linea con una forte tendenza della prassi contemporanea. Infatti già nei primi due decenni del XVI secolo il toscano-dorico viene considerato l’ordine più adatto alle architetture extraurbane. La storia della famiglia Colonna suggerisce anche un’altra ipotesi, più politica. L’uso di quest’ ordine può essere un riferimento alle origini del nome della famiglia. Infatti Pietro de’ Columna, conte di Tuscolo è il capostipite della famiglia. L’appellativo de’ Columna, attribuito per la prima volta a Pietro, nasce dalla vicinanza della colonna Traiana alla sua residenza romana. L’ordine della colonna traiana è riconosciuto come tuscanico sia dalla cerchia del Sangallo che da quella di Raffaello.
Dalle ricerche condotte sui materiali e tecniche costruttive, il Ninfeo risulta costruito in due fasi distinte con relativo cambio di progetto e destinazione d’uso.
Inizialmente concepito come padiglione estivo, impostato sullo schema della basilica di Massenzio e dei frigidarium delle terme romane, si presenta come un piccolo complesso di ambienti dove era possibile passeggiare, incontrarsi, studiare, discutere. Il complesso fu concepito certamente come luogo di rappresentazione teatrali e di feste pubbliche. Prova di ciò è la presenza dei molti vasi in argilla, aventi funzione acustica murati nelle pareti della zona rialzata, in modo da creare una sorta di camera acustica.
L’aggiunta della sala ottagana con piscina circolare gli conferisce la funzionalità di piccolo impianto termale, riprendendo in questo esempi quali le palestre delle terme di Diocleziano ed il recinto esterno delle terme di Caracalla. L’inserimento della piscina circolare può essere giustificato dalla malattia di Pompeo Colonna, la bulimia, che al tempo si curava anche con bagni caldi.


L’edificio non è mai stato completato, forse a causa di avverse situazioni politiche della famiglia colonna, o perché durante la sua costruzione venne danneggiato e quindi abbandonato, decadendo in seguito a causa del ruscello ad esso limitrofo.

Fino a pochi anni fa, il Ninfeo ha ospitato di nuovo rappresentazioni teatrali e spettacoli di danza che lo hanno riportato indietro nel tempo risvegliandone la musica e i colori.

Protocollo Informatico nelle PA: ecco cosa cambierà

Scade il 12 agosto 2016 il termine entro il quale le Pubbliche Amministrazioni dovranno adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti secondo quanto stabilito dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014 (in seguito D.P.C.M. 2014), pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015. 

Il D.P.C.M. 2014 costituisce l’ultimo step di un percorso che introduce importanti novità nella gestione dei documenti, con evidenti ripercussioni nell’organizzazione interna delle Pubbliche Amministrazioni sia per l’organizzazione delle risorse umane, sia per l’organizzazione e lo svolgimento dei processi di gestione. Più precisamente:

 

  1. nel 2000, il D.P.R. n. 445 del 28 dicembre (Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) al capo IV, ha introdotto significativi cambiamenti nel sistema di gestione informatica dei documenti all’interno delle Pubbliche Amministrazioni;
  2. nel 2004, la deliberazione CNIPA n. 11 ha stabilito le regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali;
  3. nel 2005 è stato emanato il D.Lgs. 7 marzo n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale – CAD), modificato ed integrato dal D.Lgs. n. 235 del 30 dicembre 2010, con cui si è data organicità in materia di regolamentazione, attraverso l’uso delle tecnologie dell’informazione e delle comunicazioni, dei rapporti tra Pubbliche Amministrazioni, cittadini e imprese;
  4. nel 2013 sono stati emanati due Decreti entrambi del Presidente del Consiglio dei Ministri ed entrambi del 3 dicembre; tali Decreti dettano le regole tecniche:
    • per il protocollo informatico, da adottarsi entro l’11 ottobre 2015;
    • in materia di conservazione, sostituendo la deliberazione CNIPA n. 11/2004;
  5. nel 2014, con l’emanazione del D.P.C.M. del 13 novembre, si è concluso l’ iter di regolamentazione del processo per la digitalizzazione dei documenti all’interno delle Pubbliche Amministrazioni.

Cosa cambia per le PA

Per la singola amministrazione, il cambiamento più evidente si ha con l’abolizione dei registri cartacei a favore dell’introduzione di sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali; ma il cambiamento profondo riguarda la diversa metodologia di lavoro che l’amministrazione dovrà adottare basata sulla classificazione dei documenti acquisiti o prodotti. Nell’attribuire un numero di protocollo al documento, sarà necessario classificarlo in modo da creare, sin da subito, un collegamento tra il documento, il fascicolo e il relativo procedimento, rendendo agevole il reperimento delle informazioni e dei file all’occorrenza e favorendo una efficiente organizzazione e indicizzazione dei documenti in ciascuna amministrazione. Inoltre, l’utilizzo di criteri uniformi di classificazione e di archiviazione dei documenti favorisce una più efficiente comunicazione tra gli Uffici della stessa amministrazione, soprattutto quando il procedimento interessa più unità. In questo caso, ciascun ufficio potrà visualizzare il documento e/o il fascicolo in questione e intervenire nella procedura a seconda dell’abilitazione (alla consultazione, all’inserimento, alla modifica) rilasciata dall’amministrazione; si garantisce, così, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soli soggetti interessati, il tutto in condizioni di sicurezza e nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali.

In presenza di procedimenti che coinvolgono più amministrazioni, i vantaggi derivanti dall’utilizzo del sistema per la gestione dei flussi documentali si traducono nella possibilità di condividere le informazioni in tempo reale. Ciascuna amministrazione coinvolta nel procedimento potrà accedere al fascicolo attraverso la rete unitaria delle Pubbliche Amministrazioni, e intervenire a seconda dell’abilitazione rilasciata dall’amministrazione responsabile del procedimento, così come avviene tra gli Uffici e/o le aree organizzative appartenenti alla stessa amministrazione.

Anche i cittadini, le imprese e tutti coloro che entrano in contatto con le Pubbliche Amministrazioni, accedendo al sistema informatico, hanno la possibilità di consultare i propri fascicoli ed eventualmente di inserire nuovi documenti. Un esempio è il nuovo processo tributario telematico – S.I.Gi.T .

L’adozione del sistema di gestione dei flussi documentali introduce, quindi, importanti cambiamenti all’interno delle pubbliche amministrazioni nella metodologia di lavoro da adottare, e anche il personale interno dovrà essere riorganizzato secondo le nuove esigenze di gestione. Di conseguenza, è necessario che ciascuna amministrazione proceda ad una mappatura delle competenze del personale interno per individuare le persone con competenze specifiche e motivate ad attuare i cambiamenti previsti dalle norme; su tali persone l’amministrazione dovrà:

  1. investire in formazione;
  2. coinvolgerli nel ridisegno/riorganizzazione delle attività e dei processi interni;
  3. incentivarli adeguatamente;

 

in quanto è la risorsa umana la chiave per il cambiamento della pubblica amministrazione.

 

Come il documento diventa digitale: requisiti e processi

 

Il documento informatico deve assumere le caratteristiche dell’integrità (deve essere completo e inalterato) e dell’immodificabilità (deve essere garantita la non alterabilità del documento nella forma e nel contenuto). Tali caratteristiche vengono garantite a ciascun documento amministrativo informatico anche attraverso la:

 

 

  1. registrazione di protocollo: l’attribuzione di un codice identificativo di almeno sette cifre numeriche;
  2. segnatura di protocollo, che viene apposta all’originale e, oltre a richiamare il progressivo e la data di protocollo, identifica l’amministrazione o l’area organizzativa che ha prodotto il documento;
  3. classificazione, per associare i documenti ai fascicoli che dovranno contenerli e ai relativi procedimenti;

 

 

pertanto, lo svolgimento delle (3) suddette operazioni, rappresenta un passaggio necessario e sufficiente per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti della P.A.

 

 

 

 

Una volta inseriti nel sistema di gestione documentale, i documenti, i fascicoli e/o eventuali aggregazioni documentali informatiche devono essere trasferiti al sistema di conservazione (attraverso la generazione di un pacchetto di versamento) per essere conservati nell’archivio corrente; successivamente i documenti, fascicoli e/o eventuali aggregazioni documentali vengono riversati nell’archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. Più precisamente, il trasferimento al sistema di conservazione avviene quotidianamente e genera il registro giornaliero di protocollo con l’elenco delle registrazioni di protocollo giornaliere, mentre il riversamento nell’archivio di deposito dei documenti, fascicoli e/o aggregazioni documentali avviene almeno una volta all’anno rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie hanno nell’archivio corrente. Infine, i documenti selezionati per la conservazione permanente vengono trasferiti nell’archivio storico ossia negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella separata Sezione di archivio, secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di beni culturali (Figure 1 e 2).